三普科技4月16日讯，文印设备在数字化办公时代的重要性。近年来，移动互联网与人工智能技术的日渐普及，让数字化办公已经逐渐成为全球企业的发展趋势。数字化办公逐渐让办公场所不仅限于传统的办公室写字间，员工可以借助移动互联网技术在家中、咖啡厅、高铁等场所办公，从而减少了通勤的必要性，实现了工作需求的随时响应。

    当然，数字化办公并非仅仅意味着办公场所的改变，也为纸上办公带来了巨大变化。由于纸质文档在传输、防伪、保存、查阅等方面具有无可比拟的便利性，仍然是现代办公中难以取代的关键环节。而数字化的纸上办公，则重点在于提高纸上办公的效率与价值。为了实现数字化办公这一目标，文印设备同样不能落伍。

    至于其中原因，主要集中以下几点……

    一、数据采集、分类、归档必不可少

    在大多数企业工作流程与运营环节中，数据的采集、分类、归档可以说是必不可少的。举个例子：不少乙方活动公司在举办线下活动时，往往会有庞大而复杂的物料采购，这涉及了多个供应商，而在结案统计成本时，数据的采集、分类是个很大的难题。

    在传统的企业办公流程中，这项工作往往是由项目负责人进行统计，主要依据是供应商提供的发票金额与内容。而在项目负责人统计完之后，需要财务相关人员复核，提交财务相关的审批流程。为此，项目负责人需要面对的是海量的发票、而财务负责人也需要一单一单核实，往往耗费了不少时间。然而在数字化办公时代下，这种传统的办公方式无疑是效率低下的，并且完全可以通过数据的采集、分类、归档来处理，这时候需要的就是一款智能化的扫描工具。

    比如爱普生DS-730N，可以通过网络将数据同步发送至相关负责人的电子邮件中。如果某项项目需要有数据采集和分类工作，扫描仪就可以通过预设模式来采集数据、将数据分类为“财务报销、客户报备”等多个类型。并且，扫描仪还可及时将扫描信息发送至FTP文档服务器中，以便于整个工作流程数据的归档，避免关键的文档信息丢失。

    二、更好的效率升级

    坊间流传这样一个说法：一个企业是否有发展前景，只要看企业会不会为了提高效率而花钱。固然，数字化办公的实现，很多时候都意味着企业主需要用更多的资金去选购搭载新功能的产品。而这些全新产品实现的升级，也确实是有目共睹。

    比如中小企业用户经常使用到的小型打印机，近年来都搭配了LAN有线网络与WIFI无线网络配置，这种配置改变了我们传统的打印流程。以前的打印流程往往需要我们前往办公室，将文件拷贝到连接打印机的电脑上才可以打印。现在得益于网络功能的搭载，在公司无线网内都可连接到打印机设备，并且手机就可以实现远程打印。如果你刚好外出的话，不少产品都对微信打印进行了支持，只要开启小程序就可以将文件输出到公司打印机。

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